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Dein Agent wird von den System-Admins der Genow-Plattform deines Unternehmens erstellt. Dieser Artikel beschreibt alle Informationen und Schritte, über die du nachdenken musst, bevor du die Einrichtung deines Agent abschließt (Schritt 1-4). Nach der Erstellung des Agent kannst du Knowledge normalerweise selbst über die Administration zuweisen (Schritt 5). Du kannst einen Agent jetzt auch ohne Sync-Connector anlegen - Knowledge fügst du später hinzu und synchronisierst sie dann, das beschleunigt die Einrichtung. Wenn du Fragen zur Einrichtung deines Agent hast, wende dich zuerst an deinen System-Admin für die Genow-Plattform.

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Vorbereitung der Agent-Einrichtung

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Benenne deinen Agent

  • Name deines Agent auf Englisch und Deutsch.
  • Beschreibung deines Agent auf Englisch und Deutsch.
Beide Felder werden dem Endnutzer angezeigt.
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Überlege dir den Umfang deines Agent

Für diesen zweiten Schritt ist es entscheidend, die Unterschiede zwischen Agents, Knowledge Assets und Knowledge Sources und ihre Auswirkungen auf Syncs und Nutzerberechtigungen zu verstehen. Lies dir aus diesem Grund bitte zuerst diesen Artikel durch! Auf Basis der geplanten Verteilung des Knowledge auf Assets und Sources erstellt der Systemadministrator die nötigen Gruppen und weist ihnen die nötigen Berechtigungen zu. Was die Nutzerberechtigungen angeht, integrieren wir uns in dein EntraID, sofern vorhanden.
Nachdem dein Agent erstellt wurde, kannst du für jede Knowledge Source das Datenverwaltungssystem und den Umfang auswählen.
Für jedes Datensystem sind Schritte erforderlich, bevor die Einrichtung in den Agent Settings über die Genow Administration abgeschlossen werden kann. Stelle sicher, dass du die nötigen Schritte vorher durchführst.
  • SharePoint (Wende dich an deine IT-Abteilung, damit Genow Zugriff auf deine SharePoint-Site erhält),
  • Jira (Genow benötigt die Credentials für einen Service-User),
  • Confluence (Genow benötigt eine Nutzer-E-Mail und den zugehörigen API-Token), und
  • Google Drive (Du musst unserem Service Account Zugriff auf die relevanten Ordner gewähren).

Verwalte dein Knowledge - erste Schritte

Bitte denk daran, dass nur Daten oder Dokumente aus vollständig ausgewählten Ordnern synchronisiert werden. Dokumente aus einem übergeordneten Ordner, der nicht vollständig ausgewählt ist, werden nicht synchronisiert. Verschiebe in diesem Fall bitte alle relevanten Daten in vollständig ausgewählte Ordner.
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Identifiziere benötigte Berechtigungsgruppen und Nutzer

Genow kann komplexe Berechtigungsgruppen bis auf Ordner- (SharePoint oder Google Drive) oder Abschnittsebene abbilden. Für jede Berechtigungsgruppe wird eine Berechtigungsrolle benötigt, die die nötigen Zugriffsberechtigungen auf Knowledge bündelt.
Berechtigungsrollen, die einen bestimmten Satz an Berechtigungen für eine Knowledge Source enthalten, werden einer Berechtigungsgruppe aus dem IAM-System deines Unternehmens zugewiesen. Wende dich an deine IT-Abteilung, um Gruppen neue Berechtigungen zuzuweisen oder bestehenden Gruppen neue Nutzer hinzuzufügen. Pro Nutzergruppe wird eine Rolle benötigt.
Bevor du deinen Agent einrichtest, überlege dir die Bedürfnisse der verschiedenen Endnutzergruppen und denk daran, dass ihnen später im Prozess unterschiedliche Rollenberechtigungen zugewiesen werden. Für jeden Nutzer werden die folgenden Informationen benötigt:
  • Name des Nutzers
  • E-Mail
  • Berechtigungsgruppe (Admin? Endnutzer? Regionaler Nutzer?)
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Bereite deine Daten vor

Datenqualität und -verfügbarkeit sind ein entscheidendes Thema, wenn es darum geht, Fragen zu internem Unternehmenswissen zu stellen. Wir empfehlen dir, einen Blick in unsere Dokumentation zur Datenpflege zu werfen. In diesem Artikel findest du außerdem Informationen zu den unterstützten Dateiformaten.

Datenpflege

Verbessere deine Datenqualität!
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Konfiguriere deinen Agent

Nachdem dein System-Admin den Agent erstellt hat, kannst du Knowledge über die Administration zuweisen. Folge dazu unserer ausführlichen Anleitung:

Neue Knowledge Sources und Assets erstellen

Leitfaden für einen erfolgreichen Agent

Möchtest du die nächsten Schritte kennenlernen, um den Erfolg deines Agent sicherzustellen?