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Use Cases identifizieren

Ein gezielter Start ist entscheidend für den Erfolg. Statt die Plattform breit und unspezifisch auszurollen, konzentriere dich auf klar definierte Use Cases.
  • Klein anfangen: Beginne mit 1-2 Teams oder Abteilungen, in denen ein klarer Bedarf an schnellem Zugriff auf Knowledge besteht.
  • Wähle Prozesse mit hohem Mehrwert: Das größte Potenzial liegt oft in Support-Abteilungen sowie produktzentrierten Abteilungen:
    • HR Support: Beantwortung wiederkehrender Fragen zu Urlaubsregelungen, Reisekosten oder Benefits.
    • Service & Wartung: Service-Abteilungen, die für die Wartung und Reparatur von Maschinen und Anlagen verantwortlich sind.
    • Finanzen & Compliance
    • IT-Helpdesk: Bereitstellung von Anleitungen bei Softwareproblemen oder internen IT-Prozessen.
    • Vertrieb: Schneller Zugriff auf Produktinformationen, Preislisten und Verkaufsleitfäden.
    • …
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Unterstützende Prozesse aufbauen

(1) Neue Agents: Ermögliche deinen Mitarbeitenden, Ideen zu Agent-spezifischem Knowledge einzureichen. Lass sie alle relevanten Informationen sowohl für die Bewertung der Umsetzung als auch für die Einrichtung bereitstellen. Relevante Felder könnten sein:
  • Agent-Name,
  • Agent-Beschreibung,
  • Anzahl der Nutzer,
  • Gewünschte Verbesserung der aktuellen Arbeitsweisen,
  • Knowledge-Umfang,
  • Nutzerlisten und Berechtigungskonzept.
(2) Nutzerberechtigungen verwalten und erstellen: Für jeden Agent musst du Nutzerberechtigungen einrichten (entweder direkt in Genow oder in Entra ID). Erstelle einfache Prozesse, um neue Gruppen anzulegen und die benötigten Berechtigungen einzurichten.(3) Stelle deinen Admins Materialien für Nutzerschulung und Change Management bereit:
  • Eine zentrale Strategie, um Mitarbeitende über die beste Nutzung der Genow-Plattform und generativer KI im Allgemeinen zu informieren, kann ein guter Ausgangspunkt sein. Informationen dazu, wie du die Plattform optimal nutzt, findest du hier.
  • Stärke deine Admins mit Informationen über Change Management.
  • Beziehe deine Admins mit ein, um ein Vorreiter bei der Nutzung der Genow-Plattform zu sein, und unternimm Schritte, um selbst ein Vorreiter zu werden.
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Verantwortliche Agent Owner/Admins benennen

Jeder Agent braucht eine klar verantwortliche Person aus der jeweiligen Abteilung. Diese “Agent Admins” sind entscheidend für die Qualität und Aktualität der Inhalte.
  • Aufgaben der Admins:
    • Sicherstellung der Qualität und Vollständigkeit der bereitgestellten Daten und Dokumente.
    • Agent-spezifischen Kontext hinzufügen.
    • Regelmäßige Durchsicht des Nutzerfeedbacks.
    • Kontinuierliche Pflege und Weiterentwicklung der Knowledge-Basis.
    • Die Nutzung unter den Agent-Endnutzern fördern.
  • Wen solltest du wählen? Wähle engagierte Mitarbeitende aus der Abteilung, die ein gutes Verständnis für die Prozesse und die Bedürfnisse ihrer Kollegen haben.
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Eine Feedback-Kultur etablieren

Genow wird mit jeder Nutzung besser, aber nur, wenn du aktiv Nutzerfeedback sammelst und darauf reagierst.
  • Ermutige Nutzer, die Feedback-Funktionen zu nutzen
  • Definiere einen Feedback-Prozess: Die Agent Owner müssen Feedback regelmäßig prüfen und die Knowledge-Basis entsprechend anpassen, um Lücken zu schließen und Fehler zu korrigieren.
  • Kommuniziere Verbesserungen: Ermutige Agent Owner, Änderungen und Verbesserungen an ihrem Agent-spezifischen Knowledge zu kommunizieren. Zeige den Nutzern, dass ihr Feedback gehört wird und zu Verbesserungen führt.
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Erfolg messbar machen

Um den Wert von Genow für das Unternehmen zu belegen, definiere von Anfang an klare Key Performance Indicators (KPIs).Miss den geschäftlichen Mehrwert: Nutze die Feedback-Funktionen und kombiniere sie mit internen Kennzahlen. Beispiele:
  • Verringerung der Zeit, die Mitarbeitende mit der Suche nach Informationen verbringen.
  • Rückgang der Anzahl interner Support-Tickets an HR oder IT.
  • Schnellere Einarbeitungszeit für neue Mitarbeitende.
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Die Nutzung analysieren

Mit dem Analytics- und Feedback-Dashboard in der Administration der Genow-Plattform solltest du die Anzahl der gesendeten Nutzeranfragen und die Anzahl der Nutzer auf der Plattform auswerten. Sieh dir das Feedback der Nutzer regelmäßig über das Feedback Dashboard an, um Optimierungsmöglichkeiten zu erkennen. Wir bieten zahlreiche Optionen, um einen höheren Prozess-Fit zu erreichen und den Agent weiter zu optimieren. Mehr Informationen findest du hier.
Die Genow-Plattform lässt sich leicht an die Bedürfnisse deines Teams anpassen und bietet dir eine zentrale Plattform, über die du generative KI-Funktionen sicher und effizient ausrollen und auf eine hochpräzise Knowledge-Abfrage zugreifen kannst. So können deine Nutzer in Sekunden Informationen aus verschiedenen Datensystemen, tausenden Dokumenten und Datenpunkten abrufen.
Wenn du deine Agent Admins einbeziehst, kannst du anschließend Strategien festlegen, um Nutzer zur Interaktion mit der Plattform zu motivieren, sodass mehr Menschen davon profitieren.